1. Surat
Berikut ini pengertian dan definisi surat menurut :
a. J.WAJONG
Surat adalah pernyataan / ucapan tertulis terhadap satu atau beberapa orang yang tidak hadir.
b. S. HIDAYAT
Surat adalah sehelai kertas atau lebih dimana di tuliskan satu persatu pernyataan atau berita atau sesuatu yang hendak orang menyatakan, beritakan, atau tanyakan pada orang lain.
c. PRAJUDI ATMOSUDIRDJO
Surat adalah helai kertas yang tertulis atas nama pribadi penulis atau atas nama kedudukannya dalam organisasi yang ditujukan pada alamat tertentu dan memuat bahan komunikasi.
d. ENUNG NURAENI
Surat adalah jenis komunikai tertulis antara seseorang atau lembaga dengan orang atau lembaga lainnya.
e. DIANA NABABAB
Suarat adalah merupakan alat komunikasi yang disajikan secara tertulis, Surat harus di sajikan dengan baik karena surat secara tidak langsung memberiakn gambaran tentang pribadi pengirimnya.
2. Fungsi Surat
Sarana pemberitahuan, permintaan, buah piker, dan gagasan, alat bukti tertulis, alat pengingat, bukti historis, dan pedoman kerja. Fungsi utama surat adalah sebagi sarana berkomunikasi secara tidak langsung dalam bentuk tertulis yang mudah dilakukan baik dari jarak jauh maupun jarak dekat, dengan biaya mudah.
Dibandingkan dengan media lisan, penyampaian melalui surat lebih mudah karena isi surat dapat dikoreksi atau teliti kembali sebelum surat itu disampaikan kepada alamat yang di tuju.
3. Jenis surat
Surat secara umum digolongkan menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat dines, dan surat niaga apabila di tinjau dari segi bentuk, isi, dan bahasanya. Sedangkan apabila digolongkan berdasarkan pemakainya dapat di bagi menjadi tiga yaitu surat pribadi, surat resmi, dan surat dinas.
4. Pengelolaan
Proses melakukan kegiataan tertentu dengan menggunakan tenaga orang lain, pengelolaan bearti menyelenggarakan, mengelola berarti mengurus perusahaan atau pemerintah. ( Poerwodarminto, 1998 :409 )
5. Surat Masuk
Surat masuk adalah semua jenis surat yang diterima dari instansi lain maupun dari perorangan, baik yang diterima melalui pos ( kantor pos ) maupun yang diterima dari kulir ( penerima surat ) dengan mempergunakan buku pengiriman ( ekspedisi ). ( Wursanto, 1991: 108).
6. Surat Keluar
Surat keluar adalah segala komunikasi tertulis yang diterima oleh suatu badan usaha dari instansi lain atau perorangan ( Wursanto, 1991 :144 ). Dari pendapat para ahli tersebut penulis mengambil kesimpulan bahwa prosedur pengelolaan surat masuk dan surat keluar adalah pekerjaan surat menyurat yang harus dilakukan secara tertata dan berurutan dengan kegiatan yang utama yaitu mengelola, mengatur, dan mengurus surat menyurat agar dapat mempelancar administrasi instansi tersebut.
7. Disposisi
Bila mendengar atau melihat kata ‘disposisi” tentulah tidak asing lagi bagi kita, baik di lingkungan birokrat maupun swasta. Kita adalah subjek , objek atau bahkan keduanya dari sebuah disposisi. Anda adalah pembuat, penerima atau bahkan pelaku keduanya dalam suatu proses administrasi perkantoran. Pertanyaannya apakah kita paham makna dari sebuah disposisi dan implikasi dari sebuah disposisi?
Disposisi menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia dari sudut pandang administrasi berarti pendapat seorang pejabat mengenai urusan yang termuat dalam suatu surat dinas, yang langsung dituliskan pada surat yang bersangkutan atau pada lembar khusus. Melihat defenisi tersebut jelas sekali bahwa disposisi haruslah memberikan informasi yang jelas berupa instruksi, petunjuk dan arahan dari pejabat lebih tinggi apa yang harus dilakukan kepada bawahannya.
Berdasarkan defenisi tersebut di atas, maka disposisi yang hanya berupa “selesaikan” atau “sesuai disposisi (pejabat yang lebih tinggi)” tidak lah memenuhi syarat untuk disebut sebagai sebuah disposisi. Pertanyaannya adalah bagaimana bila hal ini terjadi pada Anda? Maka berharaplah agar hal itu tidak terulang. Dan jika terulang? Maka banyak-banyaklah berdoa agar segera terjadi REPOSISI!!!
